Modelo de evaluación de la calidad en la prestación de servicios de los archivos de gestión del sistema bancario nacional. Caso específico archivo de gestión centro de crédito de un banco estatal en Costa Rica

Abstract

Existen en la actualidad, en nuestro medio grandes transformaciones tecnológicas en la economía global, que provocan la competencia institucional de tener sistemas adecuados, no son la excepción el caso los archivos de gestión de un Banco Estatal en Costa Rica, cuya finalidad es dar la información en forma rápida, concisa, veraz, de manera eficiente y eficaz, donde es imprescindible romper paradigmas para adaptarse a los cambios, y donde juega a la par de esto un papel importante la calidad de servicio, tanto a nivel de la información que realmente se está buscando el funcionario bancario en este caso específico, como para cumplir las necesidades y expectativas de los usuarios. Por otro lado, el archivista debe establecer metas claras, sus labores, campo de acción, conocer el entorno, conocer al usuario, cual es la razón de ser del archivo de gestión, tener una proyección a futuro y ser proactivos. Es decir, anticipándose a los cambios internos y externos. En la medida en que se logre satisfacer las necesidades reales de los usuarios, un archivo adquiere importancia institucional ya que aporta para un óptimo desempeño en las labores diarias de los funcionarios; pero, en muchos casos, no se está consciente si en realidad los servicios que se brindan son de calidad. Modelo de evaluación de la calidad en la prestación de servicios en archivo de gestión del Sistema Bancario Nacional.. 5 Establecer un sistema de calidad es trascendental en cualquier institución ya que puede generar beneficios económicos, así como mejoramiento en procesos, servicios y productividad por lo que se pueden establecer algunos parámetros para medir esta herramienta indispensable en los archivos. Estos fundamentan mediante varios sistemas normalizados y reconocidos mundialmente como las normas ISO9000, ISO9001, metodología Seis Sigma, círculo Deming, entre otros. Estos nos permiten ofrecer confiabilidad, satisfacción y seguridad en los servicios en el archivo de gestión. Al aplicar los parámetros para medir la calidad en los servicios archivísticos “es indispensable contar con anticipación con la infraestructura y con recursos humanos motivados, capacitados y con responsabilidades determinadas para realizar las distintas funciones necesarias en los archivos, ya sean técnicos, especializados o generales” 1 .